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La réduction des coûts associés au document papier La numérisation associée à la GEID peuvent faire économiser beaucoup d’argent à l’entreprise à plusieurs chapitres. Dans un scénario collant aux réalités moyennes des entreprises, 40% des documents sont actifs, 35% sont semi-actifs, 25% sont inactifs tandis que 5% sont des archives. Selon l'Association américaine des Administrateurs et des Gestionnaires de Documents (ARMA), l'implantation d'un programme de gestion des documents, incluant la numérisation, peut réduire jusqu'à 60% la masse de documents papier dans les bureaux. Une analyse efficace et une application intégrale d'un système de gestion peut réduire les coûts de la gestion des documents. Les coûts d'entreposage des documents semi-actifs peuvent être réduits de 45%. Des études de temps et de mouvements démontrent qu'avec de bonnes techniques de classement, le temps consacré au classement par le personnel peut diminuer de 60%. Par ailleurs, on évalue qu’un classeur standard de type horizontal à 5-6 tiroirs requiert un espace de 9,3 pi2 de manière à rendre l’accès et l’ouverture faciles. Dans les tours à bureaux du centre-ville de Montréal, le loyer coûte entre 16 et 20$ le pied carré. C’est donc dire que chaque classeur représente un coût minimal de 160 $ par année. Au centre-ville de Toronto, ce même classeur coûtera 190 $, alors qu’à Vancouver, il en coûtera 235$ annuellement. En moyenne, peu importe le type d’entreprise, on compte 1 ou 2 classeurs par personne. Dans la grande entreprise, ce nombre passe à 5 ou 6 classeurs. Dans ce dernier cas, on peut donc estimer qu’il en coûte, au centre-ville de Montréal, au moins 800 $ par année par employé pour le classement. Ce calcul ne tient pas compte du fait que les employés consacrent en moyenne 13% de leur temps de travail à la recherche de documents. On peut facilement comprendre pourquoi ce même volume de documents sur support électronique représente une économie de coûts considérable. Le coût initial de l’implantation d’un système GEID sera largement compensé, à moyen et à long terme, par les économies réalisées. De ce tour d’horizon de la Gestion Électronique des Documents, retenons que quelque soit le secteur d’activité d’une entreprise, la GEID représente une façon innovatrice, efficace et économique d’assurer sa gestion de l’information et des documents. La GEID réduit les coûts d’opération de l’entreprise et améliore grandement son fonctionnement. Dans le contexte d’un marché mondial en constante transformation et avec l’accroissement de la compétition internationale, la GEID fait partie des outils indispensables pour toute entreprise désireuse d’évoluer sur la voie du succès.
Annexe - Analyse des coûts de vos documents Espace de plancherLes décideurs doivent réaliser les coûts énormes engagés pour conserver et garder à jour leur documents. Plusieurs études nous démontrent que:
En moyenne, peu importe le type d'entreprise, on compte 1,2 classeurs par personne. Dans la grande entreprise, la
norme peut aller de 5 à 6 classeurs. Donc, pour une entreprise comprenant dix employés, on a:
Chaque classeur occupe 9,3 pieds carrés de plancher. Le coût de loyer annuel pour 1 pied carré est d'environ 23,00$. Les coûts d'entretien et des espaces en commun représentent environ 8% du loyer. Personnel Un employé consacre en moyenne 13% d'une journée à la recherche de documents. En se basant sur un salaire moyen de 25 000$ par année, nous avons: Toujours avec notre entreprise de dix employés : Conservation à l'extérieur L'entreprise moderne accumule huit boîtes de documents semi-actifs par employé. Le coût moyen de conserver à l'extérieur de l'entreprise ces documents semi-actifs est de 3$ par boîte. Le coût de récupération d'un document est de 20,00$. Occurrence 5 fois par an par employé. 240,00$ + 1 000,00$ = 1 240,00$ / année (total) Économies possibles Selon l'Association des Administrateurs et des Gestionnaires de Documents (ARMA), l'implantation d'un programme de gestion des documents peut réduire jusqu'à 60% la masse de documents dans les bureaux. Une analyse efficace et une application intégrale d'un système de gestion peut réduire les coûts jusqu'à 66%. Les coûts d'entreposage des documents semi-actifs peuvent être réduits de 45%. Des études de temps et de mouvements démontrent qu'avec de bonnes techniques de classement, le temps consacré au classement par le personnel peut diminuer de 60%.
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