Pour survivre et se développer, toute entreprise doit pouvoir compter sur des réseaux formels et informels d’échanges d’information. À l’interne, ces réseaux sont constitués, entre autres, de liens entre collègues, entre les différents services de l’entreprise, entre la direction et les employés et entre les équipes de travail. À l’externe, des réseaux lient l’entreprise à ses clients, à ses fournisseurs, à ses contacts ou à ses sources d’information. À cet égard, l’arrivée de l’internet a bouleversé notre façon de communiquer, d’obtenir des informations et même, de faire du commerce. L’internet connaît une croissance exponentielle et offre des occasions d’affaires des plus intéressantes pour les entreprises qui savent l’utiliser à leur profit.

La gestion électronique de documents doit évidemment tenir compte de cet apport extérieur pour l’intégrer à l’ensemble des sources d’information de l’entreprise et faciliter la prise de décision et le développement de nouveaux marchés. Le défi consiste donc à mettre en place les réseaux d’information internes et externes les plus efficaces.

Les réseaux d'information internes

Pour partager et faire circuler des documents et des informations entre les individus et les équipes de travail de l’entreprise, le développement de réseaux internes est indispensable. Depuis que les micro-ordinateurs ont remplacé les systèmes de terminaux reliés à un ordinateur central (mainframe), on a recours à l’interconnection des micro-ordinateurs d’un même service ou de tout un immeuble entre eux pour créer des réseaux. Les réseaux locaux ou LAN (Local Area Network) permettent le partage d’imprimantes, de scanners et d’autres périphériques ainsi que le partage de logiciels. Par ailleurs, pour raccorder des réseaux locaux dispersés géographiquement – les différentes succursales d’une entreprise par exemple - on a recours au WAN (Wide Area Network).

Le LAN et le WAN sont les infrastructures informatiques de base permettant de configurer les réseaux. Lorsqu’on parle de réseaux internes, on réfère généralement à trois types de systèmes : le Groupware, le Workflow et l’intranet.

On appelle «Groupwares» les logiciels que les grandes compagnies de l’industrie informatique ont développés pour faciliter le partage et l’échange d’information et de documents entre plusieurs usagers. Les plus connus d’entre eux sont Microsoft Outlook et Lotus Notes (IBM). Il en existe cependant d’autres, notamment InterOffice d’Oracle, GroupWise de Novell et Exchange de Microsoft.

Le Groupware permet à plusieurs usagers de communiquer par voie de messagerie électronique et de participer ensemble à un même projet, qu’il s’agisse de faire le suivi d’un dossier, de faire un brainstorming, d’établir un calendrier de production, de rédiger un devis ou un document, etc. Les documents sont sauvegardés sur un ou plusieurs serveurs dans une base de données, et les membres des équipes peuvent les gérer, les consulter et les modifier à distance et à volonté. Certains systèmes comportent une fonction qui, de façon systématique et à intervalles réguliers, met à jour les documents emmagasinés sur les différents serveurs. Tous les usagers sont ainsi assurés de disposer de la plus récente version d’un document donné.

Le Workflow, que l’on pourrait traduire librement par «déroulement des opérations», «processus de travail», ou «chaine de production» est une fonction spécialisée du Groupware qui assure la circulation optimale des dossiers, des documents, des outils, ou de l'information, dans l'organisation. Il s’agit, en somme, d’une gestion informatisée des flux d’information qui permet de coordonner sur un réseau toutes les étapes d’un processus d’affaires. Il existe deux principaux types de Workflow: le Workflow de production et le Workflow de proximité.

Le Workflow de production vise l’automatisation des procédures pour le suivi de dossiers et convient bien à toutes les entreprises qui, dont les opérations, doivent suivre une succession d’étapes bien définies. C’est le cas notammet des institutions bancaires, des compagnies d’assurances, des entreprises de télécommunication, des services gouvernementaux ou des laboratoires pharmaceutiques etc... Le Workflow s’avère l’outil tout désigné pour gérer, par exemple, des demandes de prêt hypothécaire, des réclamations d’assurances, des demandes de branchement téléphonique, des déclarations de revenus ou encore, des protocoles de recherche et des demandes de brevets. Ces processus comportent des tâches répétitives et fastidieuses, sans compter qu’ils exigent la manipulation de quantité de données.

Le Workflow de proximité s’attarde davantage à la gestion des affaires courantes de l’entreprise telles la gestion des vacances et des congés de maladie dans un service de ressources humaines, la gestion des stocks dans une entreprise de commerce de détail ou encore, la gestion des commandes dans une bibliothèque ou au sein d’un service d’achats. Les logiciels Workflow de proximité assistent les employés dans leurs tâches quotidiennes, qu’il s’agisse d’ouvrir automatiquement les programmes requis (traitement de texte, chiffrier, base de données) ou pour la production automatique de factures ou d’accusés de réception.

Il existe plusieurs logiciels de Workflow sur le marché. Plusieurs d’entre eux peuvent déterminer automatiquement les tâches à accomplir et les assigner aux bonnes personnes suivant les étapes du processus d’affaires. Le système Workflow veille au bon déroulement des étapes de traitement d’un dossier tout en assurant le respect des échéances.

L’intranet consiste en un système Web interne et privé. En effet, en exploitant la technologie Web sur un réseau LAN ou WAN, l’entreprise peut bâtir son propre réseau Web, qu’on appelle « intranet ». Ce réseau, compatible avec toutes les plateformes (PC, Macintosh, etc.) peut relier entre eux tous les employés, équipes de travail ou unités géographiques d’une entreprise. En outre, il facilite la mise en place du télétravail. Tout comme le Web, l’intranet comporte une page d’accueil et des menus qui guident les usagers vers l’information et les documents qu’ils recherchent.

Le coût initial pour le démarrage d’un système intranet est relativement modeste. Par conséquent, l’entreprise est susceptible d’en récolter rapidement les bénéfices. Les intranets sont simples à exploiter et on peut les mettre en place à même les équipements existants (ordinateurs et réseaux), prolongeant ainsi leur durée de vie. La mise en place d’un intranet se traduit par une meilleure circulation de l’information et une meilleure utilisation des ressources financières de l’entreprise. Tout type de document peut être diffusé dans un intranet, qu’il s’agisse de modèles de documents, de règles et procédures, de guides administratifs, de catalogues, de plans des locaux, d’images, de logos ou de symboles, etc. Les intranets permettent également d’envoyer des messages électroniques et de participer à des forums de discussions. Les intranets connaissent un boom retentissant depuis 1996 et on estime que plus de 70 % des fureteurs vendus par Netscape sont destinés à des usages d’intranets.

Les réseaux d'information externes: L'intranet

L’internet représente une véritable révolution dans le monde des communications et connaît un formidable essor depuis quelques années. Son impact sur la société et l’entreprise est considérable : il a non seulement modifié notre façon de communiquer et d’obtenir des informations, mais il a également transformé le monde du travail et du commerce. En outre, par sa dimension planétaire, le World Wide Web relie des individus des quatre coins du globe autour d’intérêts communs. C’est à la fois une mine de renseignements, un forum d’échanges et de discussions et une façon nouvelle de faire des affaires.

Utilisé efficacement, l’internet représente un extraordinaire outil de développement pour l’entreprise en consolidant les liens qui l’unissent à ses clients actuels et potentiels et en la tenant au fait des derniers développements et des innovations dans son champ d’activité. Parmi les nombreux usages du Web, deux offrent des avenues des plus intéressantes pour les entreprises: la page Web et le commerce électronique.

En créant sa page Web, l’entreprise bénéficie d’une vitrine lui permettant de faire connaître ses produits et services auprès des internautes et des clients potentiels. En plus de fournir les coordonnées de l’entreprise et une liste de personnes ressources, la page Web doit attirer, informer et même séduire les individus qui la consultent. Un contenu de qualité, une présentation graphique soignée et des menus bien conçus sont des éléments essentiels à l’efficacité d’une page Web.

Au chapitre de la sécurité, certaines considérations doivent guider les concepteurs d’une page Web. Ainsi, une entreprise qui souhaite relier son intranet à l’internet doit s’assurer que son réseau interne est protégé contre les accès non autorisés. Un système de coupe-feu (firewall) doit être prévu à cette fin.

L’internet a ouvert la voie au commerce électronique. Il s’agit d’un marché très lucratif que les entreprises commencent à peine à exploiter. L’expression « commerce électronique » recoupe l’ensemble des technologies, processus et technologies de gestion qui automatisent les opérations d’affaires sans recours à la paperasse. Parmi les éléments du commerce électronique, on retrouve des processus automatisés d’affaires, des workflows, des communications sur le net, des services de livraison, et le traitement en ligne des opérations.

Grâce à l’internet, le commerce électronique représente une manière plus économique et plus rapide de faire des affaires. En outre, l’internet a rendu le commerce électronique plus accessible aux petites et moyennes entreprises. En 1998, une étude du U.S. Department of Commerce a estimé qu’au cours des cinq prochaines années, il devrait se transiger annuellement près de 300 milliards de dollars sur l’internet; il s’agit d’une somme colossale. Évidemment, l’internet a aussi le défaut de ses qualités : le risque d’un accroissement des fraudes, des pertes et des usages criminels du net au cours des prochaines années est à prévoir. Même si les avantages du net dépassent de loin ses inconvénients, les individus et les entreprises devront toujours faire preuve de vigilance et avoir un souci constant de sécurité.

Les usagers peuvent donc magasiner et effectuer des achats par le net, ce qui élimine plusieurs étapes et beaucoup de papier! Ce n’est là qu’une des nombreuses formes du commerce électronique. De nouveaux usages se développent périodiquement. À titre d’exemple, il est désormais possible d’effectuer des transactions bancaires sur le net, de suivre le cours de la bourse et même de faire des placements. De nouveaux logiciels appelés «concentrateurs» permettent maintenant de regrouper sur une même page web les factures de différents fournisseurs. Un usager pourrait donc consulter tous ses comptes (téléphone, électricité, taxes municipales, carte de crédit, etc.) sur une seule et même page et effectuer en ligne les paiements, qui seraient débités de son compte de chèque. On voit donc que le potentiel de l’internet pour le commerce est immense.

La GEID, un allié de taille pour le réseau d'information

La Gestion Électronique de Documents est partie intégrante du plan global de gestion des réseaux d’information internes et externes de l’entreprise. Les Groupwares, les workflows, l’intranet et l’internet facilitent la circulation des documents, des informations et des idées entre les membres d'une organisation et les équipes de travail et introduisent une nouvelle façon de communiquer. En plus d’abolir les distances, ces réseaux favorisent un meilleure connaissance des différents projets de l’entreprise, le partage des connaissances, une prise de décision plus rapide et plus éclairée. Le travail en réseaux représente la voie de l’avenir pour les entreprises et la gestion électronique des documents peut contribuer grandement à en assurer la mise en œuvre.

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