GEID ?

Apparue au cours des années 1980 et ayant grandement évoluée dans les années 1990, la notion de «Gestion Électronique de l’Information et des Documents» ou son acronyme «GEID» désigne l’ensemble des opérations qui, grâce au support informatique, permettent aux entreprises d’indexer, de classer, de repérer, de partager, de reproduire, de diffuser et d’archiver, divers documents électroniques afin de rendre disponible efficacement toute l’information nécessaire à leurs opérations. De tout temps, les entreprises ont élaboré des processus de traitement des documents pour le bon fonctionnement de leurs opérations. Les solutions de GEID ont pris la relève des systèmes dits «d’archivage électronique» en introduisant des fonctions de gestion, de partage, de circulation et d’archivage intégrés. Grâce à cette intégration progressive de tous les documents à des bases de données ou à des systèmes de gestion, les entreprises peuvent maintenant optimiser la gestion de toute l’information active ou archive.

La GEID pour qui ?

La GEID est à vocation universelle. Elle trouve son utilité partout, dans tous les contextes et à tous les niveaux. Elle le démontre là où les documents abondent comme dans la documentation technique, les dossiers d’assurances, les dossiers médicaux, de prêt ou des ressources humaines, les processus industriels, etc. La GEID peut donc s’adapter aux besoins de tous les types d’entreprises et aux besoins de tous les professionnels (médecins, avocats, comptables, traducteurs, ingénieurs, etc.). De la même façon, tous les membres d’une organisation, qu’il s’agisse de la secrétaire, des agents du service à la clientèle, du vendeur, du directeur du marketing ou des ressources humaines, du comptable ou du président, tirent profit de la Gestion Électronique de l'Information et des Documents.

La GEID permet en effet aux utilisateurs d’accéder sélectivement à des documents en quelques secondes à partir d’un simple micro-ordinateur connecté à un serveur via un réseau local, alors que la gestion manuelle des dossiers nécessite plusieurs minutes, voire plusieurs heures pour repérer puis regrouper tous les éléments d’un dossier. On constate donc que plus l’intégration de tous les documents à un système central est grande, plus l’entreprise accroît l’efficacité de ses opérations et améliore la qualité de sa prestation de services à la clientèle.

Principales fonctions de la GEID

La GEID comporte plusieurs fonctions qui correspondent aux différentes étapes du traitement des documents. Pour que ces fonctions soient pleinement opérationnelles, il est essentiel d’adopter une structure de classement logique et fonctionnelle, bien adaptée au secteur d’activité de l’entreprise. Les documents à classer peuvent être de divers types: textes, feuilles de calcul, images, graphiques, etc. Dans le cas de documents originaux sur support papier, rappelons que des numériseurs très performants permettent maintenant de convertir rapidement de grands volumes de documents papier en images électroniques.

La première étape consiste à indexer un document et à le classer dans le répertoire approprié. Le classement doit permettre à tous les utilisateurs de s’y retrouver facilement. L’indexation des documents à l’aide de mots clés sera nécessaire pour bâtir des bases de données grâce auxquelles on pourra ensuite repérer et utiliser ces documents. Le choix des mots clés, de même que la standardisation de ceux-ci sont primordiaux. Les mots clés peuvent être les noms des clients ou les numéros qui leur sont assignés; ils peuvent également être des mots faisant référence à la nature du document, à son contenu, etc. Pour le responsable de l’indexation et du classement, il s’agit en somme d’imaginer quel sera le cheminement logique qu’un utilisateur empruntera pour retrouver ce document le plus rapidement possible.

Tous les documents qui s’intègrent à la GEID, qu’il s’agisse d’un document de traitement de texte, d’une feuille de calcul ou d’une fiche de base de données, comprennent des mots clés. Tous les utilisateurs peuvent donc effectuer une recherche par mots clés, rappeler ces documents à l’écran, les imprimer au besoin, retracer les originaux et consulter, grâce à des liens informatiques, d’autres documents liés à ce 1er document.

Grâce à la numérisation (voir capsule 1), on peut convertir un document original sur support papier en document électronique. Dans un deuxième temps, des logiciels perfectionnés permettent de reconnaître les caractères numérisés pour les rendre compatibles avec un logiciel de traitement de texte, un chiffrier électronique ou un autre logiciel, selon la nature du document. Notons que la technologie derrière les logiciels de reconnaissance a fait un bond prodigieux depuis quelques années. Beaucoup plus performants, ces nouveaux logiciels peuvent filtrer le document à l’aide de deux ou trois moteurs de reconnaissance, ce qui assure une meilleure conformité du document électronique à l’original papier. De plus, des fonctions de correction d'erreurs sont de plus en plus automatisées. Par la GEID, il est donc possible d’intégrer au système électronique et de réutiliser des documents produits à l’extérieur de l’entreprise.

Par ailleurs, la reconnaissance de caractères a récemment franchi une nouvelle étape technologique. De nombreuses entreprises doivent utiliser des formulaires manuscrits, souvent à l’usage de la clientèle. Un logiciel innovateur permet maintenant de lire et d’extraire les données manuscrites d’un formulaire pour les transférer en base de données électronique. À titre d’exemple, il serait possible de compiler par numérisation les données d’un sondage réalisé au moyen d’un questionnaire manuscrit.

Quelques applications de la GEID

Les quelques fonctions décrites ci-haut offrent un aperçu de l’énorme potentiel d’une GEID au sein de l’entreprise. Bien que les applications de la GEID soient infinies, voici quelques exemples concrets pour mieux saisir son potentiel.

La Gestion Électronique de l'Information et des Documents améliore et accélère le service à la clientèle parce qu’elle permet le partage entre groupes de travail de documents sous forme d’images électroniques, ce qui évite la fastidieuse circulation des documents. Ainsi, tout employé peut, grâce à une GEID bien structurée, accéder à tous les documents concernant un client, qu’il s’agisse des comptes, des devis, des échéanciers, ou de tout autre document. On peut même imaginer une clinique médicale où chaque médecin aurait accès aux dossiers de tous les patients par voie électronique et pourrait ainsi assurer un suivi contrôlé, sécuritaire efficace et rapide des dossiers.

En numérisant les bons de commande, les factures et les chèques, le gestionnaire responsable des achats garde un meilleur contrôle sur l’état des comptes fournisseurs. En ayant accès, en un coup d’œil, à toute l’information pertinente, il peut renseigner rapidement ces fournisseurs sur l’état du compte, et réagir diligemment lorsqu’il y a retard de livraison ou de paiement.

Lorsqu’il s’agit d’adopter de nouvelles directives ou de changer le statut d’un employé, combien d’entreprises doivent encore compter sur un système lourd de notes de services échangées entre ses divers départements? Avec une GEID efficace, les ressources humaines n’auraient plus besoin d’informer le service de la paye, par voie d’une note écrite, des dates de vacances d’un employé. En effet, les deux services auraient accès aux mêmes informations pertinentes. Il va sans dire que cette accessibilité doit faire l’objet d’une gestion rigoureuse des droits d’accès afin d’assurer la confidentialité et la sécurité du système.

En rendant tous les documents accessibles à l’écran, la GEID permet de répondre rapidement aux demandes des clients et de leur acheminer, par voie électronique, tout matériel demandé, qu’il s’agisse de copies de chèques, de factures, de plans ou de tout autre document. De plus, l’émergence de l’Internet et l’implantation d’Intranets dans les organisations est de nature à accroître la pertinence d’une GEID bien structurée pour servir leurs besoins de circulation de l’information.

On voit donc que la GEID est à la fois simple et complexe, suivant les besoins des utilisateurs. Son objectif est de faciliter, et au besoin de sécuriser, l’accès et la consultation des documents et des fichiers centralisés dans une base de données. La beauté d’un tel système réside dans son aspect modulaire. Il est en effet possible de commencer modestement et de greffer au système informatique en place les logiciels nécessaires au plein développement de la GEID en respectant les besoins et l’évolution de l’entreprise.

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